Aus Homeoffice wird Telearbeit
Nach nur drei Jahren soll das Homeoffice einem aktuellen Gesetzesentwurf („Telearbeitsgesetz“) zufolge durch den Begriff Telearbeit ersetzt werden
Allgemeines
Der Begriff Homeoffice wurde erst im Jahr 2021 in die relevanten Gesetze aufgenommen, nach nur drei Jahren im Amt soll das Homeoffice einem aktuellen Gesetzesentwurf („Telearbeitsgesetz“) zufolge durch den Begriff Telearbeit ersetzt werden. Aufgrund einer Evaluierung der letzten drei Jahre wurde evident, dass Arbeit im Homeoffice mittlerweile im Alltag vieler Menschen einen hohen Stellenwert einnimmt und eine Verbesserung der Rahmenbedingungen sowie Erweiterung des Geltungsbereichs auch auf Räumlichkeiten außerhalb des im Wohnungsverband befindlichen Arbeitszimmers notwendig wurde.
Die mit dem vorliegenden Gesetzesentwurf verbundenen zu erwartenden gesetzlichen Änderungen im Bereich Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht sollen im gegenständlichen Beitrag erläutert werden. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Änderungen ab dem 1.1.2025 bzw ab der Veranlagung 2025 gelten sollen. Die Gesetzwerdung bleibt abzuwarten, wobei mit hoher Wahrscheinlichkeit noch vor der parlamentarischen Sommerpause damit zu rechnen ist.
1. Arbeitsrechtliche Änderungen
Während bisher vom Begriff Homeoffice lediglich Arbeiten am Haupt- oder Nebenwohnsitz des Arbeitnehmers oder eines nahen Angehörigen umfasst waren, soll künftig die arbeitsrechtlichen Bestimmungen im Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG) auf ortsungebundene Telearbeit ausgedehnt werden. Telearbeit liegt demnach vor, wenn regelmäßig Arbeitsleistungen insbesondere unter Einsatz der dafür erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnologie entweder in der Wohnung des Arbeitnehmers oder in einer von ihm selbst gewählten, nicht zum Unternehmen gehörenden Örtlichkeit erbracht werden. Darunter fallen beispielsweise öffentliche Orte (zB Internet-Cafès) oder sogenannte Coworking-Spaces (organisatorisch eingerichtete, vom Dienstnehmer angemietete Büroflächen). Wie auch bisher schon muss es sich um regelmäßig ausgeübte Arbeitsleistungen handeln. Bloß fallweises Arbeiten außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers, beispielsweise im Hotelzimmer während eines Urlaubes, fallen nicht unter den Begriff Telearbeit, wenn ansonsten stets an der Arbeitsstätte des Arbeitgebers gearbeitet wird.
Die weiteren Details bleiben weitgehend dieselben: Auch Telearbeit ist weiterhin einvernehmlich und zu Beweiszwecken schriftlich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vereinbaren, auch weiterhin muss der Arbeitgeber die notwendigen digitalen Arbeitsmittel (zB Laptop, Diensthandy etc) zur Verfügung stellen oder einen (gegebenenfalls pauschalen) Kostenersatz leisten. Die datenschutzrechtlichen und arbeitnehmerschutzrechtlichen Bestimmungen sollen unverändert bleiben.
Für die Praxis ist wesentlich, dass bisher abgeschlossene Homeofficevereinbarungen grundsätzlich weiterhin gültig bleiben. Die allfällige Nutzung zusätzlicher Arbeitsorte ist ergänzend zu vereinbaren.
2. Sozialversicherungsrechtliche Änderungen
Im Bereich Unfallversicherung ist zwischen Telearbeit im engeren Sinn oder im weiteren Sinn zu unterscheiden. Unter Telearbeit im engeren Sinn fällt im Wesentlichen die eigene Wohnung, die Wohnung eines Angehörigen oder ein vom Dienstnehmer angemietetes Coworking-Space. Die Wohnung eines Angehörigen und der Coworking-Space zählen nur zur Telearbeit im engeren Sinne, wenn sie sich in der Nähe zur eigenen Wohnung oder der Betriebsstätte des Arbeitgebers befinden, daher deren Entfernung sich innerhalb des sonst üblichen Arbeitsweges befindet. Als Örtlichkeiten von Telearbeit im weiteren Sinne gelten alle vom Dienstnehmer gewählten Arbeitsorte, die nicht unter die Definition der Telearbeit im engeren Sinn fallen.
Unfälle im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der Verrichtung von Arbeitsleistungen bei Telearbeit im engeren oder weiteren Sinn zählen grundsätzlich als Arbeitsunfälle. Wegunfälle (Unfälle von/zur Arbeit) sind hingegen nur bei Telearbeit im engeren Sinn unfallversicherungsrechtlich geschützt, nicht hingegen bei Unfällen im Zusammenhang mit Telearbeit im weiteren Sinne, da dort von einem überwiegenden privaten Interesse ausgegangen wird.
3. Steuerrechtliche Änderungen
Das bisherige Homeofficepauschale wird durch das Telearbeitspauschale ersetzt.
Die Höhe bleibt gleich, das heißt es können EUR 3 pro ausschließlichem Telearbeitstag für maximal 100 Tage pro Jahr steuerfrei vom Arbeitgeber ausgezahlt oder alternativ durch den Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. Ein Telearbeitspauschale steht nun auch für Örtlichkeiten außerhalb der Wohnung zu, sofern es sich um einen ausschließlichen Telearbeitstag iSd AVRAG handelt. Die Telearbeitstage und die Telearbeitspauschale sind wie bisher durch den Arbeitgeber auf dem Lohnkonto und dem Lohnzettel anzugeben. Anders als bisher, wo auch anderweitige Nachweise über die Anzahl der Homeofficetage zulässig waren, ist künftig ein Abzug der Telearbeitspauschale als Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung nur im Ausmaß der auf dem Lohnzettel angegebenen Telearbeitstage zulässig. Auch weiterhin ist Voraussetzung für die Absetzbarkeit von ergonomischen geeigneten Möbeln als Werbungskosten, dass mindestens 26 Telearbeitstage geleistet werden müssen.
4. Fragen aus der Beratungspraxis
Was müssen Dienstnehmer aus arbeitsrechtlicher Sicht beachten (Aufzeichnungspflichten, …)?
Telearbeit ist einvernehmlich und zu Beweiszwecken schriftlich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vereinbaren. Die datenschutzrechtlichen und arbeitnehmerschutzrechtlichen Bestimmungen sollen unverändert bleiben. Die Telearbeitstage müssen dokumentiert werden. Die Pflicht der Arbeitgeber:innen zur Angabe der Telearbeitstage hat vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer:innen zur Geltendmachung von allfälligen Telearbeitskosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.
Kann ich dank der neuen Telearbeitsbestimmungen auch im Ausland Homeoffice machen oder fällt das dann unter Workation (Unterschied Workation vs. Telearbeit)?
Unter den Begriff Telearbeit fallen regelmäßig ausgeübte Arbeitsleistungen außerhalb der Betriebsstätte des Arbeitgebers im In- oder Ausland. Regelmäßige Arbeitsleistungen an einer Urlaubsdestination (im In- oder Ausland) können demnach Telearbeit darstellen.
Bloß fallweises Arbeiten außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers, beispielsweise im Hotelzimmer während eines (kürzeren) Urlaubes, fallen nicht unter den Begriff Telearbeit, wenn ansonsten stets an der Arbeitsstätte des Arbeitgebers gearbeitet wird.
Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom englischen Begriff „Workation“, einer Vermischung von Arbeit („work“) und Urlaub („vacation“). Auch die Workation ist zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vereinbaren. Werden Arbeitsleistungen im Ausland ausgeübt, können den Arbeitgeber und auch den Arbeitnehmer komplexe abgabenrechtliche Fragestellungen und mitunter sowohl steuerliche, als auch sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen treffen.
Aus steuerlicher Sicht ist aus Arbeitgebersicht zunächst anhand eines allfälligen, zwischen Österreich und dem Tätigkeitsstaat abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommens und anhand der nationalen Gesetze das Bestehen einer ausländischen Betriebsstätte zu prüfen. Eine solche kann zur Folge haben, dass (anteilige) Gewinne des Unternehmens im Ausland besteuert werden müssten. Weiters ist zu klären, welcher Staat das Besteuerungsrecht an den Arbeitnehmereinkünften hat (Einkommensteuer oder Lohnsteuerabzug mit Abfuhrverpflichtung durch den Arbeitgeber). Möglich ist hier auch die Verpflichtung zur Aufteilung des Besteuerungsrechts auf beide betroffenen Staaten. Auch hierfür muss das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen (so eines abgeschlossen wurde) näher betrachtet werden. Für die Klärung dieser Frage ist unter anderem auch entscheidungsrelevant, wo die Familie und engen Freunde des Arbeitnehmers leben und sich somit seine steuerliche Ansässigkeit befindet. In der Regel verbleibt das Besteuerungsrecht für die Arbeitnehmereinkünfte aber in Österreich, da sich die in Österreich ansässigen Arbeitnehmer:innen oftmals im Rahmen einer Workation insgesamt nicht länger als 183 Tage während des Zeitraums von zwölf Monaten (je nach konkretem Doppelbesteuerungsabkommen Kalenderjahr, Steuerjahr, 12-Monatszeitraum etc.) im Ausland aufhalten und das Entgelt weiterhin vom österreichischen Arbeitgeber bezahlt wird. Die Lösung dieser Fragen kann jedoch auch ein völlig anderes Ergebnis hervorbringen.
Sind Steuern im Ausland abzuführen, ist in weiterer Folge (nach nationalem ausländischem Recht) zu prüfen, ob der Arbeitgeber zur Lohnsteuerabfuhr im Ausland verpflichtet ist oder der Arbeitnehmer sich selbst um die Abfuhr seiner Einkommensteuer im Ausland kümmern muss.
Sollte eine Aufteilung des Besteuerungsrechts erforderlich sein, ist aus Arbeitnehmersicht in diesem Zusammenhang wesentlich, dass bei dessen jährlicher Steuererklärung auch die ausländischen Einkünfte bzw die im Ausland besteuerten Einkünfte in Österreich deklariert und besteuert werden müssen. Besteht kein Doppelbesteuerungsabkommen, kann es sowohl zu einer Besteuerung in Österreich, als auch es zu einer Besteuerung im Ausland kommen (materielle Doppelbesteuerung).
Im Bereich der Sozialversicherung gelten innerhalb der EU/des EWR bzw der Schweiz die entsprechenden europäischen Verordnungen, außerhalb der EU wurden mit bestimmten Staaten bilaterale Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen. Demnach kann die Sozialversicherungspflicht unter gewissen Bedingungen weiterhin in Österreich bestehen bleiben und kann in vielen Fällen eine (zusätzliche) ausländische Sozialversicherungspflicht vermieden werden. In Fällen, in denen kein SV-Abkommen abgeschlossen wurde, kann es jedoch sogar zu einer doppelten Sozialversicherungspflicht kommen. Arbeitgeber:innen sollten mit ihren Mitarbeiter:innen entsprechende Vereinbarungen über Workation abschließen und rechtzeitig die abgabenrechtlich Folgen abklären und etwaige notwendige Formulare einholen und aufbewahren (zB A1 Formular über das Bestehen einer österreichischen Pflichtversicherung oder Ansässigkeitsbescheinigung zu steuerlichen Zwecken).
„Je nach konkreter Ausgestaltung kann eine Auslandstätigkeit von Arbeitnehmer:innen immense abgabenrechtliche Risiken und damit verbunden auch finanzstrafrechtliche Konsequenzen im In- und Ausland mit sich bringen. Die Inanspruchnahme eines erfahrenen Steuerberaters wird daher dringend empfohlen. Bei Rabel & Partner – a Deloitte Business können Sie auf ein umfassendes Netzwerk an Experten im nationalen und internationalen Steuer- und Sozialversicherungsrecht zurückgreifen.“
Muss der Arbeitnehmer die notwendigen digitalen Arbeitsmittel (zB Laptop, Diensthandy etc) zur Verfügung stellen oder einen (gegebenenfalls pauschalen) Kostenersatz leisten?
Ja! Der Arbeitgeber muss weiterhin die notwendigen digitalen Arbeitsmittel (zB Laptop, Diensthandy etc) zur Verfügung stellen oder einen (gegebenenfalls pauschalen) Kostenersatz leisten. Die abgabenfreien Telearbeitspauschale zur Abgeltung von Mehraufwendungen für digitale Arbeitsmittel beträgt bis zu EUR 3,00 pro Telearbeitstag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr, dh maximal EUR 300,00 pro Kalenderjahr.
Sozialversicherungsrechtliche Änderungen – was gilt es zu beachten (Unterscheidung zwischen Telearbeit im engeren Sinn oder im weiteren Sinn)?
Telearbeit im engeren Sinn umfasst die eigene Wohnung, die Wohnung eines Angehörigen oder ein vom Dienstnehmer angemietetes Coworking-Space. Die Wohnung eines Angehörigen und der Coworking-Space zählen nur zur Telearbeit im engeren Sinne, wenn sie sich in der Nähe zur eigenen Wohnung oder der Betriebsstätte des Arbeitgebers befinden, daher deren Entfernung sich innerhalb des sonst üblichen Arbeitsweges befindet. Als Örtlichkeiten von Telearbeit im weiteren Sinne gelten alle vom Dienstnehmer gewählten Arbeitsorte, die nicht unter die Definition der Telearbeit im engeren Sinn fallen.
Für Fragen im Zusammenhang mit der Personalverrechnung steht Ihnen unsere Expertin Birgit Leinfellner (birgit.leinfellner@rabelpartner.at) gerne zur Verfügung.
